Секретаря по праву можно назвать лицом организации. Секретарь- первый, с кем встречается посетитель. Он последний, кого видят, покидая офис.
    Сегодня на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами.
    К деловым и личностным качествам секретаря предъявляют ряд требований.
К деловым качествам относят:
* профессиональные навыки (секретарь должен иметь специальное образование, быть специально подготовлен).
* высокий уровень самоорганизованности (он обязан обеспечивать своевременность подготовки совещания, приема, оформления документов).
* ответственность (руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок).
* сохранение служебной тайны (умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу организации) .
* пунктуальность (своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний).
* преданность (работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации).
К личностным качествам относятся:
* коммуникабельность (способность легко устанавливать контакты, связи).
* любезность, вежливость, доброжелательность (они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров).
* опрятность (умение одеваться с учетом деловой обстановки).
Одним из важнейших условий успешной работы секретаря является знание им основ секретарского дела. Секретарское дело складывается из двух направлений: бездокументное обслуживание руководителя и делопроизводства.
В деятельность по бездокументному обслуживанию входит работа секретаря по подготовке заседаний, совещаний, организации приема посетителей, ведению телефонных переговоров, подготовке командировок руководителя, планированию своей работы, выполнению устных распоряжений руководителя. Делопроизводство- это производство дел, деловых бумаг. Как и любое производство, делопроизводство состоит из процессов: составление и оформление деловых бумаг, прием, регистрация, передача на исполнение, контроль за исполнением, хранение документов, сдача их в архив.
     История возникновения профессии секретаря уходит своими корнями в глубокую древность. Ее появление обусловлено зарождением делопроизводства (системы работы с документами, обеспечивавшей управление) на территории Беларуси Полоцкого периода. В ХІІ веке появились первые писцы – работники, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов. Делопроизводство быстро развивалось в период Великого княжества Литовского (ВКЛ) (ХV-ХVIII вв.): увеличилось количество работников делопроизводства, изменились их функции, начала действовать первая государственная канцелярия, где работали регенты, секретари, писари, дьяки, переводчики. В функции регента входила правка и передача на подпись великокняжеских, канцлерских документов, он также выполнял обязанности нотариуса. Секретари, чье служебное положение было выше, чем у писаря, занимались организацией и ведением делопроизводства. Писари (их роль в государственной канцелярии выполняли дьяки) составляли и переписывали официальные бумаги.
Секретарство обычно давалось в награду за длительную и верную службу. Секретарю поручались наиболее серьезные государственные дела.
Первое упоминание о российских секретарях находим в Генеральном регламенте государственных коллегий, подписанном Петром I в 1790 году. Им в обязанности вменялась регистрация писем и донесений, челобитных дел, а также доклад о них начальству.
В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов Петербурга.
    С развитием техники усложнились и функции секретарей. С внедрением пишущих машин возникла профессия машинистки. Расширение объемов документооборота организаций и учреждений привело к появлению профессии делопроизводителя. В 30-х годах произошло разделение секретарей на секретарей-машинисток, выполнявших печатание и простые канцелярские работы, и секретарей-референтов, которые выполняли творческие функции.
В квалификационном справочнике 1971 года обозначены функции секретаря-стенографистки, секретаря, делопроизводителя, машинистки и стенографистки. В 1989 году появляется секретарь-машинистка. В справочнике должностей служащих за 1998 год впервые встречаемся с квалификационными характеристиками секретаря-референта.
Секретарь-референт в отличие от простого секретаря должен присутствовать на всех совещаниях и важных встречах и быть в курсе всех договоренностей шефа.
В издании 2000 года появляется должность секретаря приемной руководителя, а к профессиональным требованиям секретаря-референта добавляется владение ксероксом, факсом и компьютерными технологиями.